Số hóa chữ ký

Viết phần mềm công chứng

Hằng ngày, các công chứng viên Phòng công chứng số 4 phải mất nhiều thời gian để công chứng hồ sơ cho các doanh nghiệp, ngân hàng cần giao dịch. Nguyên nhân là nhân viên những công ty đến công chứng không đem theo mẫu chữ ký của giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký, do đó công chứng viên sẽ mất rất nhiều thời gian lục lọi tìm chữ ký đã lưu. Có hơn 1.400 bộ hồ sơ lưu chữ ký của các vị giám đốc này, thế nên không dễ để tìm mẫu chữ ký đã lưu và thông thường là các nhân viên này phải quay về công ty để lấy mẫu chữ ký. Có trường hợp những công ty, chi nhánh ngân hàng ở tỉnh lên TP.HCM làm việc, cần công chứng phải quay về tỉnh lấy chữ ký mẫu. Thủ tục này làm mất thời gian và công sức của rất nhiều người. Chính vì thế mà trong đợt cải cách hành chính do Sở Tư pháp TP.HCM phát động, Đoàn thanh niên Phòng công chứng 4 đã quyết định khắc phục tồn tại này. Trưởng phòng công chứng đã "đặt hàng" với Chi Đoàn là phải làm sao giải quyết vấn đề cho gọn nhẹ, bảo đảm tính pháp lý và được doanh nghiệp, người dân cảm thấy hài lòng khi đến công chứng.

Sau nhiều buổi họp bàn và câu trả lời là phải "số hóa các chữ ký". Ưu điểm của sáng kiến này là nếu khách hàng đã đăng ký mẫu chữ ký thì chỉ trong vòng vài giây, những chữ ký đã lưu sẽ xuất hiện trên máy và thời gian công chứng chỉ bằng vài phút. Bí thư Đoàn Đỗ Quốc Dũng cho biết, sau nhiều buổi họp bàn, Chi Đoàn cũng đã thống nhất giao cho bạn quản lý mạng Phòng công chứng viết phần mềm, các đoàn viên khác sẽ scan các chữ ký và nhập liệu. Anh Dũng chia sẻ: "Với hơn 1.400 hồ sơ lưu, thanh niên ở Phòng công chứng số 4 đã phải lọc lại từng hồ sơ xem mẫu chữ ký nào còn hiệu lực, mẫu nào còn thiếu phải bổ sung, điều chỉnh những sai sót đồng thời phải nhập liệu mẫu chữ ký mới để phục vụ người dân tốt hơn".

Công trình 3 được

Giờ đây, những doanh nghiệp, ngân hàng cần công chứng nhiều chỉ cần làm một bộ hồ sơ đăng ký mẫu chữ ký (bao gồm những giấy tờ sau: mẫu đăng ký chữ ký, giấy ủy quyền được ký, quyết định bổ nhiệm của người được ký, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập) gửi qua đường bưu điện thì mẫu chữ ký sẽ được lưu và khi đến công chứng sẽ không còn mất thời gian. Anh Tạ Hoàng Doanh- tổ trưởng tổ nghiệp vụ phụ trách việc đăng ký chữ ký cho biết, khi đưa công trình này vào thực hiện thì phòng công chứng sẽ không còn cần đến cán bộ phụ trách đăng ký chữ ký nữa mà sẽ tập trung cho chuyên môn.

Sau 4 tháng thực hiện, công trình thanh niên này đã hoàn tất và đưa vào sử dụng. Sở Tư pháp đánh giá khá cao và xem đây là một bước đột phá về thủ tục hành chính. Anh Nguyễn Quốc Thắng - Bí thư Đoàn Sở Tư pháp cho biết: "Công trình cải cách lưu chữ ký mẫu trên mạng đã được lãnh đạo Sở đánh giá là công trình ba được: được việc, được người và được cả tổ chức".

Sắp tới công trình này sẽ được triển khai tại các phòng công chứng ở TP.HCM.