- Thực tiễn hoạt động của công chứng trong thời gian qua cho thấy, nhu cầu công chứng của tổ chức cá nhân ngày một tăng cao trong khi sự phát triển của các Phòng công chứng không theo kịp, dẫn đến quá tải. Công chứng viên là công chức nhà nước nên việc phát triển đội ngũ công chứng viên gặp rất nhiều khó khăn do thiếu biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất từ đó dẫn đến việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng không theo kịp sự phát triển về nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân. Đồng thời, thực hiện chủ trương xã hội hoá công chứng đã được đề ra trong Nghị quyết số 49-NQ/TW của bộ Chính chị là “xây dựng mô hình quản lý nhà nước về công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi thích hợp để từng bước xã hội hoá công việc này”.
- Nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường thì việc phải thay đổi cách làm, cách nghĩ bằng chủ trương xã hội hoá là chủ trương rất lớn mà Đại hội lần thứ X đặt ra và điều đó là phù hợp. Trong xây dựng nhà nước pháp quyền Nhà nước không thể ôm tất cả, cơ quan nhà nước chỉ làm những gì đích thực mình phải làm, còn lại nhà nước phải trở thành bà đỡ cho các hoạt động khác trên cơ sở ban hành chính sách pháp luật.
- Việc quy định Văn phòng công chứng do công chứng viên không phải là công chức nhà nước thành lập phù hợp với mô hình công chứng Latin, phù hợp với xu thế phát triển của công chứng nhiều nước trên thế giới; công chứng viên không phải là công chức nhà nước nhưng do nhà nước bổ nhiệm, miễn nhiệm. Văn phòng công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước. Một số nước theo mô hình công chứng nhà nước thuần tuý trước đây cũng dần dần chuyển đổi và tồn tại và cả hai mô hình công chứng nhà nước và công chứng hành nghề tự do như Trung Quốc, Nga, Ba Lan…
1. Địa vị pháp lý của Văn phòng công chứng:
Văn phòng công chứng là tổ chức dịch vụ công do một hoặc một số công chứng viên thành lập.
Theo quy định tại điều 26 của Luật công chứng do công chứng viên hành nghề tự do thành lập. Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân; do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.
Công ty may đồng phục giá rẻ tại Đà Nẵng Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là trưởng Văn phòng công chứng. Trưởng văn phòng công chứng phải là công chứng viên. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác.
Việc xác định văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hay Công ty hợp danh nhằm mục đích chính là xác định về thuế, thuê lao động, kế toán, thống kê… và không có nghĩa là văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập là doanh nghiệp tư nhân do hai công chứng viên trở lên thành lập là Công ty hợp danh.
Các nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được quy định theo quy định của Luật công chứng và các quy định khác của luật có liên quan (Khoản 8 điều 32 Luật công chứng).
Văn phòng công chứng và Phòng công chứng bình đẳng về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, văn bản công chứng… nhưng về địa vị pháp lý cũng có một số điểm khác nhau.
2. Về tên gọi của Văn phòng công chứng:
Tên gọi Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập quyết định, theo nguyên tắc đặt tên như quy định đặt tên cho doanh nghiệp.
Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
3. Bổ nhiệm công chứng viên đối với Văn phòng công chứng:
Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại điều 13 Luật công chứng được áp dụng cho cả Văn phòng công chứng và Phòng công chứng, tiêu chuẩn đó là:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức; (phù hợp với mặt bằng chung với các chức danh tư pháp khác như Thẩm phán, kiểm sát viên);
- Có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;
- Đã qua thời gian tập sự hành nghề công chứng;
- Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng.
Thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật.
Để tránh tuỳ tiện trong việc xác định thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng, Luật quy định thời gian đào tạo nghề công chứng cụ thể là 6 tháng và thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng.
Luật công chứng quy định một số trường hợp sau đây được xem xét bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng được miễn đào tạo nghề công chứng và miễn tập sự hành nghè công chứng, đó là các trường hợp sau đây:
- Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ 3 năm trở lên.
- Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật.
- Đã là thẩm tra viên cao cấp nghành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
Đối với luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên khi được bổ nhiệm công chứng viên để thành lập Văn phòng công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng phải có xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư. Đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng đang hoạt động thì cũng phải xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và chấm dứt hành nghề luật sư.
Việc chấm dứt hành nghề luật sư được thể hiện bằng một trong các giấy tờ sau đây:
- Đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân thì phải có giấy xác nhận đã nộp giấy đăng ký hành nghề luật sư cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp;
- Đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì phải có giấy xác nhận đã nộp lại giấy đăng ký hoạt động Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp;
- Đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì phải có giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư phải có giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư.
Đối với cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc thì thủ tục bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng được quy định như sau: ( Khoản 2d Điều 20 Luật công chứng)
- Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc có nguyện vọng thôi việc được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng, ngoài các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Luật công chứng thì phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu hoặc thôi việc.
- Công chứng viên của Phòng công chứng thôi việc theo nguyện vọng hoặc đã nghỉ hưu thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có quyền thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động.
Công chứng viên đã nghỉ hưu không quá một năm có quyền hành nghề công chứng theo quy định và không phải làm thủ tục bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian không quá một năm đối với công chứng viên nghỉ hưu được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu đến ngày nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
4. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với công chứng viên của Văn phòng công chứng:
Đây là hình thức ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên khi thực hiện công chứng. Luật công chứng mới đặt vần đề mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, chưa quy định công chứng viên phải ký quỹ. Khoản 7 Điều 32 của Luật công chứng quy định: Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.
Việc luật công chứng mới đặt vấn đề mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp mà chưa quy định công chứng viên phải ký quỹ là một trong những điểm rất thông thoáng của Luật công chứng nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển mô hình Văn phòng công chứng. Bên cạnh quy định công chứng viên có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, dự thảo Luật công chứng cũng đã có lần đưa ra quy định công chứng viên còn phải ký quỹ (dự thảo Luật trình Quốc hội tài kỳ họp thứ 9 Quốc hội khoá XI). Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng: Cùng một lúc quy định công chứng viên phải ký quỹ và mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp là chưa hợp lý, gây khó khăn cho công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng. Thực chất của ký quỹ và mua bảo hiểm là hai biện pháp để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Nếu ký quỹ thì thôi mua bảo hiểm. Nếu quy định cả hai biện pháp này thì sẽ chồng lên nhau.
Việc Văn phòng công chứng có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình sẽ được điều chỉnh theo quy định của Luật kinh doanh bảo hiểm, theo đó Văn phòng công chứng mua bảo hiểm tại doanh nghiệp bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam và mức mua bảo hiểm bao nhiêu là do thoả thuận giữa doanh nghiệp bảo hiểm và Văn phòng công chứng. Luật kinh doanh bảo hiểm quy định: Phí bảo hiểm là khoản tiền mà bên mua bảo hiểm phải đóng cho doanh nghiệp bảo hiểm theo thời hạn và phương thức do các bên thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm.
Điều 8 của luật kinh doanh bảo hiểm (Luật số 24/2000/QH10 ngày 09 tháng 12 năm 2000) quy định bảo hiểm bắt buộc như sau:
Bảo hiểm bắt buộc là loại bảo hiểm do pháp luật quy định về điều kiện bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tối thiểu mà tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm và doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện.
Bảo hiểm bắt buộc chỉ áp dụng đối với một số loại bảo hiểm nhằm mục đích bảo vệ lợi ích công cộng và an toàn xã hội.
Bảo hiểm bắt buộc bao gồm:
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới, bảo hiểm trách nhiệm dân sự của người vận chuyển hàng không đối với hành khách;
- Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với hoạt động tư vấn pháp luật;
- Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của doanh nghiệp môi giới bảo hiểm;
- Bảo hiểm cháy, nổ.
Tương lai khi Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên được thành lập thì việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên có thể được thực hiện thông qua Quỹ bảo hiểm nghề nghiệp của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho các công chứng viên trên toàn quốc cùng chia sẻ trách nhiệm, hợp tác và giúp đỡ nhau trong hành nghề công chứng phù hợp với thông lệ quốc tế. Bộ tư pháp đang xây dựng Đề án thành lập Tổ chức - xã hội nghề nghiệp của công chứng viên theo hướng các công chứng viên sẽ tự nguyện đứng ra thành lập Tổ chức - xã hội nghề nghiệp trong khuôn khổ theo quy định của pháp luật về Hội trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
5. Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng:
Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng rất thông thoáng nhằm tạo điều kiện cho việc phát triển mô hình Văn phòng công chứng. Theo Luật công chứng thì khi xin phép thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TP-CC- (Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20/02/2008 của Bộ Tư Pháp) đối với Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập hoặc Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu TP-CC-03 (Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày20/2/2008 của Bộ Tư pháp) đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập.
- Đề án thành lập.
Đề án thành lập cần phải nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Văn phòng công chứng có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể và phải đáp ứng các yêu cầu như phải đủ diện tích làm việc cho công chứng viên, nhân viên, tiếp người yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Mục đích của việc quy định này là để công chứng viên khi chuẩn bị các thủ tục thành lập Văn phòng công chứng phải xác định rõ: hoạt động công chứng phải tương xứng với tính chất là một tổ chức thay mặt Nhà nước thực hiện dịch vụ công, phải được tổ chức thực hiện một cách quy củ, tránh tình trạng tạm bợ của hoạt động công chứng hoặc kết hợp thực hiện các dịch vụ khác không phù hợp với tính nghiêm túc của hoạt động công chứng.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Sở Tư pháp là cơ quan giúp Uỷ ban nhân dân tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Sau khi được cấp phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày.
6. Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng:
Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Kinh phí đóng góp của công chứng viên.
Theo Luật Doanh nghiệp
- Phí công chứng
Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng. Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Bộ tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng.
Khoản 1 Điều 19 của Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 03/6/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh phí và lệ phí quy định: “Phí, lệ phí có tên trong danh mục chi tiết phí, lệ phí ban hành kèm theo Nghị định này có văn bản hướng dẫn thì được tiếp tục thực hiện cho đến khi có văn bản hướng dẫn mới”.
Điều 7 của Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng quy định về phí công chứng như sau: mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng.
Căn cứ quy định tại Điều 7 của Nghị định số 02/2008/NĐ-CP, Bộ Tài chính đang phối hợp với Bộ Tư pháp xây dựng dự thảo Thông tư Liên tịch Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp hướng dẫn mức thu, chế độ sử dụng phí công chứng. Sau khi Thông tư Liên tịch này được ban hành sẽ là cơ sở pháp để Văn phòng công chứng thu phí công chứng và thay thế Thông tu Liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực. Trước mắt, Văn phòng công chứng thu phí công chứng theo mức thu phí công chứng theo mức thu quy định tại Thông tư Liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP nêu trên.
- Thù lao công chứng
Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng xác định.
- Chi phí khác
Là khoản tiền do Văn phòng công chứng thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng.
Mức chi phí này do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thoả thuận.
Hỗ trợ khách hàng
Luật công chứng